De werkwijze bij een aanvraag van een project is simpel, snel en ook zorgvuldig! Wij volgen de hieronder vermelde procedure.
.
1. Projecten worden schriftelijk, dan wel per mail aan ons bestuur voorgelegd. De aanvragen worden gestuurd naar de secretaris van de stichting (Johan Bonink: zie bij bestuur en zie onder contact).

2. Wanneer een aanvraag binnen is, wordt deze door de secretaris van commentaar voorzien (voor zover mogelijk) en doorgestuurd naar alle bestuursleden. Voorwaarde is dat een project kleinschalig is (dus realiseerbaar, betaalbaar), dat er een aantoonbare, directe betrokkenheid van een Mill Hiller bij het aangevraagde project is (naam, adresgegevens, toelichting).

3. De bestuursleden geven hun reactie, stellen vragen en/of geven commentaar.

4. Hierna volgt in sommige gevallen een adviesronde bij een of enkele leden van Mill Hill die over informatie (kunnen) beschikken die van belang kan zijn.

5. Hierna volgt de definitieve aanvraagronde aan alle bestuursleden, die dan in de gelegenheid zijn een ja of nee te geven.

6. Het bestuur besluit in unanimiteit.

7. Het besluit wordt aan de aanvrager kenbaar gemaakt. En een bedrag (al of niet het geheel aangevraagde bedrag) wordt overgemaakt onder gestelde voorwaarden. Deze voorwaarden zijn per project anders. Afhankelijk van de aard van een project.

8. Het bestuur verlangt binnen een af te spreken periode een hanteerbare (afgesproken) rapportage van het project als het loopt en/of is beeindigd.

Grote(re) projecten
Bij grote(re) projecten wordt de hulp ingeroepen van bijvoorbeeld Wilde Ganzen, Cordaid of NCDO. Een procedure kan in dit soort gevallen langer lopen, omdat er meer geld gevraagd wordt, omdat er exra acties nodig zijn om het gevraagde geld bijeen te kunnen brengen. Betrokkenen worden hierover geinformeerd.